Privacy op de werkvloer steeds verder in het geding

De telefoon die voortdurend rinkelt, collega’s die op luide toon met elkaar in gesprek zijn of om de haverklap aan je bureau komen, een onophoudelijke stroom e-mails, storende achtergrondgeluiden, te kleine bureaus, te weinig opbergruimte voor persoonlijke bezittingen en van de ene vergadering naar de andere moeten hollen. Een beeld dat iedereen wel in meer of mindere mate zal herkennen. Het zijn dit soort privacyaspecten die er volgens werkomgevingspecialist Steelcase voor zorgen dat mensen een gebrek aan welzijn op de werkvloer ervaren en zich maar moeilijk voor langere tijd kunnen concentreren.

Privacy is een universele basisbehoefte. Iedereen heeft met enige regelmaat behoefte aan tijd en ruimte voor zichzelf. Om zaken te kunnen laten bezinken en te reflecteren, om taken uit te voeren waarbij een hoge mate van concentratie is vereist of om nieuwe energie op te doen. Deze behoefte aan privacy strekt zich ook uit tot op de werkvloer, zo blijkt uit een Steelcase Workplace Survey. 95 procent van de respondenten geeft aan dat ze behoefte hebben aan een rustige, private werkplek waar ze gedurende de werkdag met regelmaat ongestoord kunnen werken. De behoefte aan privacy is niet afhankelijk is van iemands karakter, leeftijd of culturele achtergrond. Het takenpakket van vrijwel iedere kantoorwerker omvat nou eenmaal werkzaamheden die een grote concentratie vereisen en waarbij een rustige werkomgeving onontbeerlijk is.



Privacy in het geding
Ondanks dat nagenoeg iedere kenniswerker gedurende de week voor langere tijd zonder onderbrekingen in een rustige omgeving wil kunnen werken, zijn de mogelijkheden hiertoe beperkt. Uit het zelfde onderzoek van Steelcase blijkt namelijk dat maar liefst 41 procent van de ondervraagden geen toegang heeft tot een werkplek waar hij zich op bepaalde tijden kan terugtrekken. 

Privacy op de werkvloer komt door verschillende factoren steeds meer onder druk te staan. Zo leiden de toegenomen mobiliteit (volgens IDC bestaat volgend jaar 37 procent van de wereldwijde beroepsbevolking uit mobiele werkers), het gebruik van mobiele apparaten, de information-overload, het feit dat in onze 24/7-economie werk en privé steeds meer in elkaar overlopen, het stimuleren van interactie en samenwerking en de doorschoten populariteit van de open kantooromgeving (70 procent van de kenniswerkers werkt in een open kantooromgeving) tot steeds minder privacy op de werkvloer.



Kostenpost
De onbalans in samenwerkplekken en concentratiewerkplekken heeft zulke grote gevolgen dat welhaast gesproken kan worden over een privacy-crisis. Zo geeft 53 procent van de mensen zonder eigen werkplek aan dat ze zich niet goed kunnen concentreren op kantoor. Behalve dat een gebrek aan privacy een negatieve impact heeft op het welzijn en de betrokkenheid van medewerkers, leidt het ook tot improductiviteit en derhalve tot economische schade. Projectmedewerkers worden gemiddeld iedere 11 minuten gestoord en kost het een persoon die in zijn werkzaamheden onderbroken wordt, gemiddeld 23 minuten om weer volledig in zijn concentratiemodus te geraken (David Rock, Your Brain at work, 2009). Chris Congdon, director research communictions bij Steelcase, voegt daar aan toe: ‘Effectieve samenwerking tussen collega’s is alleen mogelijk als mensen daarnaast ook tijd en ruimte hebben om de batterij weer op te laten en geconcentreerd en individueel te kunnen werken.’



Werkgeversverantwoordelijkheid
Opvallend is dat er een verschil bestaat tussen de wijze waarop jongere generaties privacy bewerkstelligen en de manier waarop representanten van oudere generaties dit doen. Jonge mensen zetten een koptelefoon op om naar muziek te luisteren, terwijl oudere mensen eerder een afgesloten ruimte opzoeken om te werken. Als een kantoor onvoldoende concentratieplekken heeft, zoeken mensen buiten de muren van het kantoor naar alternatieve werkplekken waar ze ongestoord kunnen werken. Veelal betekent dit dat mensen één of meerdere dagen thuis gaan werken of bepaalde taken naar de avonduren verschuiven. Beide work-arounds, het gebruik van koptelefoons met muziek en altnernatieve werkplekken buiten het kantoor, zijn noodgrepen en derhalve niet optimaal. Het zou beter zijn als de werkgever een kantooromgeving biedt met een breed palet aan werkplekken, zodat medewerkers op elk moment gebruik kunnen maken van een werkplek die past bij hun gemoedstoestand en aansluit bij de taken die ze moeten uitvoeren.